Microsoft 365 Alternativen: Was sich für kleine Teams wirklich lohnt

„Wir nutzen halt Office 365" — diesen Satz höre ich bei fast jedem Erstgespräch. Microsoft 365 ist zum Reflex geworden: Neues Unternehmen, neuer Laptop, Microsoft-Abo. Niemand hinterfragt es. Aber vielleicht sollten Sie das.

Nicht weil Microsoft schlechte Software baut. Sondern weil es für viele kleine Unternehmen eine teure Lösung für ein Problem ist, das sie gar nicht haben.

Was Microsoft 365 wirklich kostet

Die Rechnung beginnt harmlos: 11,70 € pro Nutzer und Monat für Microsoft 365 Business Basic. Klingt fair. Aber rechnen Sie weiter:

• 5 Mitarbeiter × 11,70 € × 12 Monate = 702 € pro Jahr (Basic)
• Brauchen Sie die Desktop-Apps? Dann sind es schnell 15,60 € oder mehr pro Nutzer
• 5 Mitarbeiter × 15,60 € × 12 Monate = 936 € pro Jahr (Standard)

Über fünf Jahre sind das 3.500 bis 4.700 € — für Software, die Ihnen nie gehört. Hören Sie auf zu zahlen, hören Sie auf zu arbeiten.

Und das sind nur die Lizenzkosten. Dazu kommen:

• Schulungsaufwand bei jedem Interface-Update, das Microsoft Ihnen ungefragt liefert
• Speicherlimits, die Sie irgendwann zum nächsten Tarif drängen
• Zusatzlizenzen für Archivierung, erweiterte Sicherheit oder Compliance

Das eigentliche Problem: Abhängigkeit

Kosten kann man kalkulieren. Schwieriger wird es bei der Abhängigkeit — dem sogenannten Vendor-Lock-in:

• Ihre Daten liegen auf Microsoft-Servern. Hauptsächlich in Irland oder den Niederlanden. Sie haben wenig Kontrolle darüber, was damit passiert.
• Migration wird mit der Zeit teurer. Je länger Sie Microsoft nutzen, desto tiefer sind Sie im Ökosystem: Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook — alles hängt zusammen. Ein Wechsel wird mit jedem Jahr aufwendiger.
• Preiserhöhungen sind die Regel. Microsoft hat die Preise für Business-Pläne in den letzten Jahren mehrfach angehoben. Sie haben keine Verhandlungsmacht.
• DSGVO-Grauzone. Der Einsatz von Microsoft 365 wird von Datenschutzbehörden in Deutschland kritisch gesehen. Die Datenschutzkonferenz (DSK) kam 2022 zu dem Schluss, dass ein datenschutzkonformer Einsatz nicht nachweisbar ist. Das hat sich bis heute nicht grundlegend geändert.

Was brauchen kleine Unternehmen wirklich?

Bevor Sie eine Lösung wählen, lohnt sich die Frage: Was nutzen Sie tatsächlich?

Die meisten KMUs mit unter 20 Mitarbeitern brauchen im Kern:

1. E-Mail mit eigener Domain
2. Dateien speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
3. Kalender und Kontakte synchronisieren
4. Office-Dokumente erstellen und bearbeiten
5. Kommunikation im Team

Das ist keine Raketenwissenschaft. Und genau dafür gibt es ausgereifte Open-Source-Lösungen.

Die Alternative: Ein Self-Hosted-Stack

Dateien, Kalender, Kontakte: Nextcloud

Nextcloud ist die Open-Source-Alternative zu OneDrive und SharePoint — und kann deutlich mehr. Dateien synchronisieren, Kalender teilen, Kontakte verwalten, gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

• Läuft auf Ihrem eigenen Server oder bei einem Hoster Ihres Vertrauens
• Apps für Windows, Mac, Linux, Android und iOS
• Rechte- und Gruppenmanagement für Teams
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung optional möglich

Office-Dokumente: Collabora Online oder OnlyOffice

Direkt in Nextcloud integriert, können Sie mit Collabora Online oder OnlyOffice Dokumente, Tabellen und Präsentationen im Browser bearbeiten — gemeinsam und in Echtzeit.

• Kompatibel mit .docx, .xlsx und .pptx
• Kein lokales Office nötig (optional aber möglich mit LibreOffice)
• Die Dokumente verlassen nie Ihren Server

E-Mail: Eigenes Hosting

E-Mail auf der eigenen Domain, gehostet auf der eigenen Infrastruktur. Mit korrekt eingerichtetem SPF, DKIM und DMARC landen Ihre Mails zuverlässig an — und Sie wissen genau, wo Ihre Kommunikation liegt.

Team-Kommunikation: Element (Matrix) oder Rocket.Chat

Für den internen Chat brauchen Sie kein Microsoft Teams. Element (basierend auf dem Matrix-Protokoll) oder Rocket.Chat bieten Gruppenchats, Kanäle, Dateifreigabe und Videotelefonie — selbst gehostet.

Was kostet der Umstieg?

Seien wir ehrlich: Der Umstieg kostet Zeit und erfordert Einarbeitung. Es gibt eine Lernkurve. Aber die Investition rechnet sich:

Die Einrichtung eines Nextcloud-Servers mit Collabora, E-Mail und einem Chat-System dauert je nach Komplexität 1–3 Tage. Danach läuft es — mit gelegentlichen Updates und Wartung.

Für wen Microsoft 365 trotzdem Sinn macht

Fairerweise: Es gibt Szenarien, in denen Microsoft 365 die pragmatische Wahl bleibt:

• Sie arbeiten eng mit Partnern zusammen, die ausschließlich Microsoft-Formate und -Tools nutzen
• Sie brauchen spezifische Microsoft-Software wie Access oder Publisher
• Sie haben kein Interesse daran, Infrastruktur selbst zu betreiben, und kein Budget für externe Betreuung

Das ist in Ordnung. Aber es sollte eine bewusste Entscheidung sein — kein Automatismus.

Fazit: Wählen Sie bewusst

Microsoft 365 ist kein schlechtes Produkt. Aber es ist auch kein alternativloses. Besonders für kleine Unternehmen, die Wert auf Datenkontrolle, Kostentransparenz und Unabhängigkeit legen, lohnt sich ein Blick auf die Open-Source-Welt.

Der erste Schritt? Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Welche Microsoft-Dienste nutzen Sie wirklich? Oft sind es weniger als Sie denken.

Sie möchten herausfinden, ob ein Self-Hosted-Stack für Ihr Unternehmen funktioniert? Im Erstgespräch schauen wir uns Ihre aktuelle Situation an und prüfen gemeinsam die Optionen — unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.