IT-Kosten senken: 5 versteckte Geldverschwender in kleinen Unternehmen

„Unsere IT-Kosten explodieren, aber wir wissen nicht warum." — Diesen Satz höre ich in Beratungsgesprächen regelmäßig. Kleine Unternehmen haben oft das Gefühl, dass ihre IT-Ausgaben außer Kontrolle geraten, ohne dass sich der Nutzen proportional erhöht.

Das Problem: Die größten Kostentreiber verstecken sich oft in scheinbar harmlosen Abonnements, ineffizienten Prozessen und unbewussten Entscheidungen. Nach über zehn Jahren in der IT-Betreuung von KMUs kenne ich die häufigsten Fallen — und weiß, wie man sie vermeidet.

1. Software-Abos ohne regelmäßige Prüfung

Der Kostentreiber: Teams wachsen, Bedürfnisse ändern sich, aber die Software-Lizenzen werden weiter bezahlt wie immer. Hier sammeln sich schnell hunderte Euro pro Monat an.

Typische Beispiele:

• Adobe Creative Cloud für einen Mitarbeiter, der längst gekündigt hat
• Slack-Lizenzen für 15 Personen, obwohl nur 8 aktiv sind
• Microsoft 365-Pläne mit Features, die niemand nutzt
• Drei verschiedene Projektmanagement-Tools, weil man sich nie für eines entschieden hat

Die Lösung: Quartalsweise IT-Inventur. Erstellen Sie eine einfache Tabelle mit allen Software-Abos, Kosten pro Nutzer und letzter Nutzung. Fragen Sie sich bei jedem Eintrag: „Würden wir das heute neu kaufen?"

Einsparpotenzial: 20-40% der Software-Kosten

2. Überdimensionierte Hardware ohne Bedarfsanalyse

Der Kostentreiber: „Nimm lieber den stärkeren, man weiß ja nie." Diese Denkweise führt zu völlig überdimensionierter Hardware, die ihre Leistung nie ausschöpft.

Typische Beispiele:

• Workstations mit i9-Prozessoren für reine Office-Arbeit
• 32 GB RAM für E-Mail und Excel
• Gaming-Grafikkarten für Buchhaltung
• Server mit 64 CPU-Kernen für eine 10-Personen-Firma

Die Lösung: Aufgaben definieren, dann Hardware wählen. Ein Office-Arbeitsplatz braucht völlig andere Specs als ein CAD-Platz oder ein Video-Editor. Modulare Aufrüstung ist oft kostengünstiger als sofort „alles".

Einsparpotenzial: 30-50% bei Hardware-Anschaffungen

3. Fehlende Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Der Kostentreiber: Zeit ist Geld — und manuelle Routineaufgaben verschlingen beides. Was nach „macht man halt so" aussieht, kostet oft mehr als externe Dienstleister.

Typische Beispiele:

• Manuelle Datensicherung auf externe Festplatten
• Copy-Paste zwischen verschiedenen Systemen
• E-Mail-Verteiler, die per Hand gepflegt werden
• Rechnungsstellung ohne automatische Mahnläufe
• Stundenzettel in Excel statt automatisches Zeiterfassung

Die Lösung: Dokumentieren Sie eine Woche lang alle wiederkehrenden IT-Aufgaben. Alles, was länger als 10 Minuten dauert und mindestens wöchentlich passiert, ist ein Automatisierungs-Kandidat.

Einsparpotenzial: 5-15 Stunden pro Woche und Mitarbeiter

4. Cloud-Services ohne Monitoring und Optimierung

Der Kostentreiber: Cloud-Anbieter verkaufen gerne „einfach skalierbar" — vergessen aber zu erwähnen, dass nach oben skalieren automatisch passiert, nach unten aber manuell optimiert werden muss.

Typische Beispiele:

• AWS/Azure-Instanzen, die für den Black Friday hochskaliert und nie wieder runtergefahren wurden
• Backup-Storage in der teuersten Speicherklasse
• Google Workspace für alle, obwohl die Hälfte nur E-Mail braucht
• Datenbank-Server, die 24/7 laufen, obwohl sie nur 8/5 gebraucht werden

Die Lösung: Monatliche Cloud-Kosten-Reviews und automatische Shutdown-Skripte für Entwicklungs- und Test-Umgebungen. Nutzen Sie Reserved Instances für konstante Workloads.

Einsparpotenzial: 40-60% der Cloud-Kosten

5. Vendor Lock-In ohne Exit-Strategie

Der Kostentreiber: Einmal drin, nie wieder raus. Viele Software-Anbieter setzen darauf, dass der Wechselaufwand so hoch wird, dass Preiserhöhungen stillschweigend akzeptiert werden.

Typische Beispiele:

• Branchensoftware mit proprietären Datenformaten
• E-Mail-Hosting ohne IMAP-Export
• Cloud-Storage ohne standardisierte APIs
• Website-Baukästen mit geschützten Templates
• ERP-Systeme mit jährlich steigenden „Wartungsgebühren"

Die Lösung: Vor jeder größeren Software-Entscheidung fragen: „Wie kommen wir im Notfall wieder raus?" Bevorzugen Sie offene Standards und Anbieter, die Datenportabilität garantieren.

Einsparpotenzial: Verhandlungsposition bei Vertragsverlängerungen + Schutz vor willkürlichen Preiserhöhungen

Der Realitäts-Check: Was kostet Sie das wirklich?

Rechnen Sie mit mir:

• Software-Abo-Überprüfung spart 300€/Monat = 3.600€/Jahr
• Richtig dimensionierte Hardware spart 2.000€ bei nächster Anschaffung
• Automatisierung spart 10 Stunden/Woche = bei 50€/Stunde = 26.000€/Jahr
• Cloud-Optimierung spart 200€/Monat = 2.400€/Jahr
• Vendor Lock-In vermeiden spart mindestens eine teure Notfall-Migration

Gesamtersparnis: Über 30.000€ pro Jahr für ein 10-Personen-Unternehmen.

Sofort umsetzbar: Ihr 15-Minuten-Action-Plan

1. Heute: Öffnen Sie Ihre Online-Banking-App und markieren Sie alle IT-bezogenen Abbuchungen der letzten 3 Monate
2. Diese Woche: Erstellen Sie eine einfache Tabelle: Software-Name, Kosten, Anzahl Nutzer, letzte Nutzung
3. Bis Ende des Monats: Kündigen Sie mindestens ein ungenutztes Abo und dokumentieren Sie eine wiederkehrende Aufgabe
4. Nächstes Quartal: Planen Sie eine professionelle IT-Bestandsaufnahme

Bonus-Tipp: Der wahre Kostenfaktor

Die größte versteckte IT-Ausgabe ist übrigens nicht technischer Natur: Es ist die Zeit, die Ihr Team mit ineffizienten Tools und Prozessen verschwendet. Ein Mitarbeiter, der täglich 30 Minuten länger braucht, weil die Software nicht stimmt, kostet Sie mehr als die Software selbst.

Sie haben das Gefühl, Ihre IT-Kosten laufen aus dem Ruder? In einem kostenlosen IT-Quick-Check analysiere ich Ihre aktuelle Situation und zeige Ihnen die drei größten Einsparpotenziale auf. Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin — die Investition in 90 Minuten kann Sie Tausende Euro sparen.

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